สิ่งที่อยากพูดให้ชัดเจนก่อนส่งต่อกิจการ

มีบางสิ่งที่เขียนลงในเอกสารส่งมอบงานได้ไม่หมด

แม้จะบันทึกขั้นตอนงานไว้ได้ แต่เหตุผลที่เลือกขั้นตอนนั้นอาจยังถ่ายทอดไม่ถึง ทั้งคำสัญญากับลูกค้า วิธีปรับปรุงที่สะสมจากหน้างาน และแนวคิดที่พึ่งพาในเวลาลังเล ช่วงเวลาส่งต่อกิจการจึงเป็นโอกาสที่จะอธิบายเบื้องหลังงานเหล่านั้นอีกครั้ง

จะทำแบบคนรุ่นก่อนต่อไป หรือเปลี่ยนทั้งหมด ก่อนรีบเลือกเพียงสองทางนี้ ยังมีเรื่องที่ควรถาม YAMATO DENSHI จึงเสนอสามคำถามเพื่อเริ่มต้นคิดเรื่องการส่งต่อ

01 ค้นหางานที่อยากเก็บรักษาไว้

อยากเก็บอะไรไว้ ลองพักจากชื่อบริษัทหรือรูปแบบสินค้า แล้วหันมามองงานประจำวัน เช่น ซ่อมงานที่รับมาให้เสร็จจนสุดทาง ถามความรู้สึกหลังส่งมอบสินค้า หรือช่วยคนที่มีปัญหาแม้จะอยู่นอกหน้าที่ของตน สิ่งสำคัญอาจอยู่ในพฤติกรรมเล็ก ๆ เหล่านี้

งานที่คนรุ่นก่อนภูมิใจกับงานที่พนักงานภูมิใจอาจไม่เหมือนกัน จุดดีของบริษัทในสายตาคู่ค้าและลูกค้าก็อาจต่างออกไป เมื่อนำคำบอกเล่าของแต่ละฝ่ายมาวางเคียงกัน คุณค่าที่อยากส่งต่อจะค่อย ๆ ชัดเจนขึ้น

ตัวอย่างเช่น อย่าหยุดแค่คำว่า “ทำงานอย่างละเอียด” แต่ถามต่อว่าในสถานการณ์ไหน ใครทำอะไร เมื่อเข้าใจเหตุการณ์นั้น คนรุ่นถัดไปก็จะนำไปคิดกับงานของตัวเองได้

02 แบ่งปันเหตุผลของการเปลี่ยนแปลง

ลองแยกคุณค่าที่อยากรักษาออกจากวิธีที่เคยใช้ เพราะเราสามารถรักษาคำสัญญาเดิมด้วยวิธีใหม่ได้ หากให้ความสำคัญกับการไม่ปล่อยให้ลูกค้ารอ ช่องทางติดต่อหรือขั้นตอนรับคำสั่งซื้อก็อาจปรับให้เข้ากับชีวิตในปัจจุบันได้

ก่อนเสนอวิธีใหม่ ควรถามว่าวิธีปัจจุบันเกิดขึ้นเพราะอะไร อาจมีความผิดพลาดในอดีตหรือข้อจำกัดที่รู้ได้เฉพาะจากหน้างาน การรู้เหตุผลไม่ได้แปลว่าสัญญาว่าจะทำเหมือนเดิมทั้งหมด แต่เป็นเวลาที่ใช้เรียนรู้ว่าอะไรไม่ควรถูกมองข้ามเมื่อเปลี่ยนแปลง

ควรสื่อสารทั้งสิ่งที่จะเปลี่ยนและเหตุผลที่เปลี่ยน หลังทดลองแล้วให้พูดคุยว่าคนทำงานและลูกค้าได้รับผลอย่างไร การไม่รีบสรุปในครั้งเดียวและเหลือโอกาสให้ถามใหม่ก็เป็นทางเลือกหนึ่ง

03 มอบความไว้วางใจให้คนรุ่นถัดไปตัดสินใจ

การส่งต่องานไม่ได้เท่ากับการขอให้คนถัดไปตัดสินใจเหมือนเราเสมอไป เขาจะพบผู้คนและโจทย์ของยุคสมัยตัวเอง และอาจต้องหาคำตอบในสถานการณ์ที่คนรุ่นก่อนไม่เคยเผชิญ

ดังนั้นจึงอยากเก็บทั้งผลลัพธ์และเส้นทางความคิดไว้ ว่าลังเลเรื่องอะไร มีทางเลือกใด และให้ความสำคัญกับอะไร หากบันทึกประสบการณ์ที่ไม่สำเร็จไว้ด้วย คนรุ่นถัดไปก็จะต่อยอดความคิดจากตรงนั้นได้

ฝ่ายผู้รับช่วงก็ควรลองพูดถึงสิ่งที่อยากให้ความสำคัญต่อจากนี้ ถ่ายทอดทั้งความขอบคุณต่อสิ่งที่ได้รับและสิ่งที่อยากลองในรุ่นของตน หากพบความต่าง ก็เริ่มจากพูดคุยถึงความต่างนั้นได้ การสืบทอดจึงเป็นทั้งเวลาทบทวนอดีตและเวลาที่คนถัดไปเริ่มพูดถึงอนาคต

เริ่มจากเรื่องเล่าของงานสักอย่าง

ไม่จำเป็นต้องตัดสินอนาคตของบริษัทในการพูดคุยครั้งเดียว ลองเลือกงานที่ยังจำได้สักเรื่อง แล้วถามว่าทำไมจึงจำได้ ในเรื่องเล่านั้นอาจพบคุณค่าที่อยากเก็บไว้และเหตุผลที่ควรเปลี่ยน

จะรับอะไรมาและฝากอะไรไว้ การพูดถึงคำถามนี้ด้วยคำของเราเองได้ คือจุดเริ่มต้นของงานสำหรับคนรุ่นถัดไป