Những điều cần nói rõ trước khi trao lại.

Có những điều không thể ghi hết trong tài liệu bàn giao.

Có thể lưu quy trình nhưng chưa chắc truyền được lý do vì sao chọn quy trình ấy. Lời hứa với khách, những cải tiến tại nơi làm việc, cách nghĩ đã dựa vào lúc phân vân. Thời gian chuyển giao kinh doanh cũng là cơ hội diễn đạt lại những bối cảnh đó bằng lời.

Tiếp tục cách làm của thế hệ trước hay thay đổi tất cả? Trước khi vội chọn một trong hai, có những điều cần hỏi. YAMATO DENSHI đề xuất ba câu hỏi để bắt đầu suy nghĩ về chuyển giao.

01 Tìm công việc muốn giữ lại.

Muốn giữ lại điều gì? Khi nghĩ về câu hỏi ấy, hãy tạm rời tên công ty hay hình dáng sản phẩm để nhìn vào công việc hằng ngày: làm đến cùng một lần sửa đã nhận, hỏi cảm nhận sử dụng sau giao hàng, giúp người gặp khó dù ngoài phần việc của mình. Điều quý giá cũng nằm trong hành động nhỏ.

Công việc thế hệ trước tự hào chưa chắc giống điều nhân viên tự hào. Điểm tốt khách hàng và đối tác nhìn thấy cũng có thể khác. Đặt những lời chia sẻ cạnh nhau giúp giá trị muốn tiếp nối dần trở nên cụ thể.

Chẳng hạn, đừng dừng ở “làm việc cẩn thận”, mà hỏi trong tình huống nào, ai đã làm gì. Hiểu được một cảnh cụ thể, người tiếp theo mới có thể suy nghĩ từ công việc của mình.

02 Chia sẻ lý do thay đổi.

Hãy tạm tách giá trị muốn giữ khỏi phương pháp quen thuộc. Cùng một lời hứa có thể được thực hiện bằng cách khác. Nếu coi trọng việc không để khách chờ, phương tiện liên lạc hay quy trình nhận đơn có thể được điều chỉnh cho phù hợp cuộc sống hôm nay.

Trước khi đề xuất cách mới, hãy hỏi vì sao cách hiện tại ra đời. Có thể có thất bại trong quá khứ hoặc giới hạn chỉ người tại hiện trường mới hiểu. Biết lý do không đồng nghĩa cam kết giữ nguyên tất cả; đó là thời gian để biết điều không nên bỏ sót khi thay đổi.

Và nói không chỉ thay đổi gì mà vì mục đích gì. Sau khi thử, cùng bàn ảnh hưởng đến người làm việc và khách hàng. Không chốt kết luận trong một lần, để lại cơ hội hỏi lại cũng là một lựa chọn.

03 Trao quyền quyết định cho người tiếp theo.

Trao lại công việc không nhất thiết là yêu cầu người sau quyết định giống mình. Họ sẽ gặp những con người và vấn đề của thời đại mình, có lúc phải tự tìm đáp án trong hoàn cảnh thế hệ trước chưa trải qua.

Vì vậy, cần lưu cả mạch suy nghĩ chứ không chỉ kết quả: từng phân vân gì, có lựa chọn nào, ưu tiên điều gì. Ghi lại cả trải nghiệm không thành công giúp người sau tiếp tục suy nghĩ từ đó.

Người tiếp nhận cũng thử diễn đạt điều mình muốn trân trọng. Nói cả lòng biết ơn với điều nhận được lẫn việc muốn thử trong đời mình. Nếu có khác biệt, hãy bắt đầu từ việc nói về khác biệt ấy. Chuyển giao vừa là nhìn lại quá khứ, vừa là lúc người sau bắt đầu kể về tương lai.

Bắt đầu từ câu chuyện về một công việc.

Không cần quyết định tương lai công ty chỉ trong một cuộc nói chuyện. Trước hết, chọn một công việc còn nhớ và hỏi vì sao nó đáng nhớ. Trong câu chuyện ấy có thể tìm thấy giá trị muốn giữ và lý do cần đổi.

Nhận điều gì và gửi gắm điều gì? Có thể trò chuyện về câu hỏi ấy bằng lời của chính mình là điểm bắt đầu công việc cho thế hệ tiếp theo.